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库房管理的重要性显而易见
时间 : 2018-11-27 13:56

  库房管理的常见问题,解决方法在这里,不看你就亏大了!库房管理是每一个公司的一项重要管理事项。库房管理是企业管理中非常重要的部分。就企业的财务和生产而言,其重要性是显而易见,因为库房管理着企业的各类物资,而物资又占着企业流动资产的很大比重。 如果不能保证正确的进货和库存控制及发货,将会导致管理费用的增加,服务质量难以得到保证,从而影响企业得日常工作的运作,接下来我们就聊聊如何做好库房管理的工作。


  一、库房的常见问题


  1、不遵守先进先出原则(First In,First Out----FIFO),造成呆货、废货。


  2、不按库位摆放物货,或移动物货后,造成无法找到相关物货。


  3、库管员不及时把数据录入系统,结果造成系统数据与实际脱节,影响ERP系统数据的准确性,比较终影响到了生产计划的贯彻和执行(有信息但无实物或是无信息但有实物)。标识不统一、不规范,不是没有物货编码,就是物货名称不对,以致无法追查该物货的历史状况。


  4、部分库管员责任心不够,工作态度消极,办事拖拉,库存盘点不准,以及手工单据信息不准确(主要是抄写错误,键入错误),这都是常有的事。


  5、新旧库管员交接不清,换一个库管员,没有真正的交接手续,对前任库管员所管的物货状态不明的,干脆就封存起来不予管理,只说"找不到",造成了不应有的呆滞和浪费。

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  二、库房该如何管理:


  库房说好管也好管,说难管也难管,首先应理清思路,弄清楚几个基本问题:


  1、“物货”是什么?“库房”是什么?


  “物货”包罗万象,客观存在,但那只是其表现形式,其实物货就是钱,物化了的钱,而库房就是放钱的口袋。


  钱放在家里不能增值,钱要通过使用或投资流动起来,才能产生价值。同样,物货为生产及销售而快速地流动起来才能创造效益。当然,钱会丢失,也可能被盗,同样,物货可能被浪费、被损坏及被盗窃。任何浪费、破坏和盗窃物货的行为,都是公司财产的巨大损失!推荐阅读:库存管理系统是企业管理系统中不可或缺的一部分


  2、物货管理管什么?


  任何一项管理活动,都会涉及时间(T)、质量(Q)、成本(C),这三者彼此牵连,又相互制约,物货管理也一样。


  T Time时间


  指物货的交期、入库时间、使用时间、仓储时间、退货时间等等Q Quality质量


  指物货本身的质量、仓储质量、对有质量问题的物货的处理等等C Cost成本


  指物货的价格、仓储的成本、呆滞的成本、短缺造成停工的成本、多余造成的库容成本、占用资金造成的资金周转成本物货管理如何管


  1)先进先出原则(FIFO)。


  2)锁定库位原则(定置定位)。某物货固定摆在某库位,固定库位就像一个人的家庭地址一样重要,没有固定库位,就无法快速地找到相关物货。


  3)专货专用原则,不得随意挪用对应订单的物货。


  4)库存的ABC管理原则:


  A类物货的数量可能只占库存的10~15%,但货值可占库存价值的60~70%;B类物货的数量可能只占库存的20~35%,但货值可占库存价值的15~20%;C类物货的数量可能占库存的50~70%,但货值可能占库存价值的5~10%。


  因此要严格控制关键的少数和次要的多数,也就是要严格控制好A、B两类物货。


  5)“六不入”原则:


  ①有送货单而没有实物的,不能办入库手续;


  ②有实物而没有送货单或出票原件的,不能办入库手续;③来货与送货单数量、规格、型号不同的,不能办入库手续;④IQC检验不通过的,且没有领导签字同意使用的,不能办入库手续;⑤没办入库而先领用的,不能办入库手续;


  ⑥送货单或出票不是原件的,不能办入库手续。


  6)“五不出”原则:


  ①没有提货单,或提货单是无效的,不能出放物货;②手续不符合要求的,不能出放物货;


  ③质量不合格的物货,除非有领导批示同意使用,否则不能出放物货;④规格不对、配件不齐的物货,不能出放;


  ⑤未办理入库手续的物货,不能出放。


  7)一次出库原则:


  每次物货出库必须准确、及时及一次性完成,生产线领用物货必须要拉回自己生产线所属位置,不能再堆放在库房的范围,以免造成混乱和差错。知识延伸:库存盘点软件的适用范围分析


  8)门禁原则:


  ①除库管人员和搬运人员因工作需要,其他人员未经批准,一律不得进入库房;②严禁任何人在进出库房时私自携带物货;


  ③有来宾视察时,须在主管级以上人员陪同下方可进入库房。


  9)“日事日毕、日清日高”原则:


  ①每个库管员在每日工作结束时,进行当天的相关账物的自我确认和核查,确保账目的平衡,找出不足、及时改进,第二天才能进步和提高。


  ②每日对所管的物货库位至少巡查1~2次,保证在库物货的品质、安全和6S状态达标,确保物货有正确标识,该退的要退给供应商或放入退货区,以免产生呆滞。


  ③库管员当日的单据必须在当日录入系统。


  10)以旧换新原则:对有规定的物货,严格按照“退旧才能换新、领新必先退旧”原则办理。


  三、库管员工作要求


  库管员每天所做的工作可以概括为:收货、出货、退货、备货;物货标识、摆放及账本(系统数据)对应的整理工作;"事故物货"的上报及其管理(因未遵守交期而延迟供给物货时,就会造成停产事件,这时的物货就叫"事故物货")。


  责任心,是一种工作心态,也是一种工作作风,责任心主要取决于人员的素质、业务操作水平及工作环境的影响。


  库管员是库房的管家,权力小但责任大。


  库管员的责任心可以表现在


  1、对日常的账与物要做到确认再确认,以确保一致;2、完成一件工作后要作(做)自我检查,以出现问题及时解决;3、对每天的工作进行总结和反思,以提高工作质量;4、有强烈的时间观念,凡事及时处理,不说"等一下";5、工作主动,而不是被动等待安排;


  6、对工作现场管理做到"眼到手到",按6S要求管理。


  库管员工作规范中明确要求


  1、入库验收:


  在物货正确的前提下,入库时要把好三关:


  ①数量关:入库时要点清数量;


  质量关:IQC对来货质量进行检验和控制;


  ③单据关:单据(主要是送货单、缴库单)不全不收,手续不齐不办。审核收到的单据与来货是否相符和一致,并及时录入ERP系统。


  2、保管:


  ①摆放科学:摆放合理、整齐、标志鲜明、方便存取②确保质量:防锈、防尘、防潮、防压、防爆、防变质、防损害、防跌落③确保安全:防灾、防霉变、防损、防呆滞、防报废④帐、卡、物相符(数量、库位、状态必须与ERP系统一致)3、盘点:相当于总结、规范物货的核销制度,严防浪费、消除呆货及坏帐。


  4、出放:根据不同的生产需求,决定具体的出货方式(领货、以旧换新),目的是确保及时供应生产、保障销售、服务企业赢利大计。


  不允许负数出库,如此,库房就不会亏空奇怪的现象。


  系统的帐上,库房物货库存数量竟然会是负数,这与实际明显不符。物货比较多用完,数量为零,怎么会出现负数呢?出现负数,则说明库存的帐目与实际肯定不符。这是一个明显的错误。


  四、如何解决盘存中存在的问题


  (一)盘点前的准备工作不足以及部门之间的协调除了临时盘点外,每次周期性或大型盘点前都有许多准备工作要做,如库位的整理、单据的收集、账目的清查以及盘点人员的安排等等。而恰恰是这些基础的工作却往往得不到重视。


  1.库区摆放混乱


  因为盘点中除去库管员外,还有其他相关部门人员配合,而这些人员对库房可能并不熟悉,库管员在码放混乱的库区中极易让其他人员晕头转向。


  库管员却以自身感受代替别人的感受,而由于库管员自身的能力不一,造成监盘人无法盘点,库管员有时也忙于查找物品,不但耽误时间,还容易造成错误。


  2.单据的收集


  确定盘点时间后,仓储人员未同相关人员协调好单据的截止期限,仅在盘点时将库房单据收集起来,殊不知每张单据都会有流转的时间。例如回库、在途以及生产线上的物品等等。


  3.账目的清查


  不与财务事前核对相关数据,各种库房往往都存在一些临时无单据的紧急进出货,而且财务以金额为依据,而库房却是以数量为依据,这其中必然会出现一些差异,这都需要事前核对,统一起来。


  像食品等行业库房都会有价格相同而产品不同或是相反的情况,这些所谓的串货常常造成盘点的差异。曾经在电器商场中出现将样机漏盘,而又将空调机模误盘的现。


  4.盘点人员的安排混乱


  盘点前无详细的盘点计划,人员分工混乱,这在盘点时就会产生一人身兼数职,而有些人却又无所事事。有的库区早早盘完,有的却迟迟不见动静,甚至有的库区无人监盘,也容易造成漏盘和数据的不准确性。


  (二)盘点中的问题


  1.相关部门人员的监督不力


  配合盘点的相关部门人员往往认为事不关己,加上对库区不熟悉,草草走个过场。库管员有意隐瞒或过于自信,在盘点中快速带过。


  2.临时的进出货


  在盘点时尽量让库房处在静止状态中。但在企业实际运营中必不可免的会出现临时的进出货,处理不当既影响运营又造成盘点数据错误。


  3.盘点中的数据错误


  盘点时一次盘过还是会有差错,无论人员如何认真还是会出现,尤其是在交叉盘点时。我曾在任库管员时,出现互盘时双方因商品不熟而错盘,甚至于自己的库区也由于种种原因出现错盘,未能做到见物盘物。


  (三)盘点后的分析


  库房盘点后给人的感觉往往是轻松的,但盘点分析却是比较重要的环节。各类库房对库存物品都会有相应允许的盘点差异,往往让盘点人员在做分析时当成救命的稻草。


  帐实、帐账差异会有多种原因,不能简单的因为差异数在允许范围内而一笔带过。企业的运营中也有一些不规范之处,造成盘点人员将差异归咎于流程或部门之间的标准上。


  1.部门配合


  一个正常生产经营的企业他的物流是时刻变动的,是一个动态的指标,而企业盘点的目的,就是要查出某一个时间点的库存量,而库存量却是一个静态的指标,这就形成了一个矛盾,这就要求生产和销售部门在盘点期间暂时停止料物的收发运作,达到库房所需要的无变动状态。


  所以在盘点期间,即使生产出货照常进行,也要将生产所需物料提前发放到生产线上,以达到库房物料的静态。此时的盘点要求只局限于库房本身,如果的年底全面盘点,生产和一切物流要全部停止动作,生产线上没有完工的物料在逻辑上还要退回库房,再进行全面的盘点。


  2.人员配置


  库房的盘点必须配备一定的人员,参与盘点的人员必须具备一定识别和计量物料的能力,对于盘点工作,同时各部门还要有相应的监督机制,除库管员以外,其他部门的人员也必须参与盘点。


  比如生产部和财务部,生管部需要检查库存品名数量,财务部不仅要对品名数量进行监督,还要对库存的价值进行计算,各部门人员的共同参与,一定程度上还增强了盘点人员的队伍,加速了盘点工作的进行。


  3.盘点时间


  库房的盘点时间一般选择在月底的比较后一天,当然也会由于临时的需要进行月中盘点。选择在月底盘点的优势很多 。


  第一,月底盘点与库房每月结账时间保持一致,更利于查找差异,分析差异原因;第二,月底盘点与财务结账保持了数据的共享与协调,提高了数据的使用效率;第三,月底盘点为生产各项数据报表与财务月报表提供了真实有说服力的数据;第四,月底盘点后的数据真实可靠,为下月库房数据的准确性提供了相应的保障。


  4.前期准备


  对盘点前的物料,库房管理员应该提前做准备。第一,将同一类别,品名的物料放在一起,以便于盘点工作的顺利进行;第二,检查物料卡的收发结存记录,并核对实物数量。


  5.详细记录


  盘点人员在盘点期间,必须认真核对实物的品名,数量,料号,做到准确无误,对实物过小的原料,还要借助一定的计量工具(如电子称,卡尺等)进行计量,进行专门的称量计算。对于贵重材料成品,还要进行重点记录,精确计量。


  6.复盘


  根据概率论原理,同一工作失误犯第二次的可能性是很低的。在进行第一次盘点以后,有条件的企业还要对经过盘点的实物进行复盘,以提高数据的准确性,减少工作中的失误。


  7.查找差异原因


  盘点结束以后,相同的品名要将账存数量与盘点数量相比较得到差异,如果差异率超过企业的规定的范围,就必须对差异做出说明与原因分析,差异在合理的范围内,也需要分析差异原因,比较后调整帐务,做到账实相符。


  在这里需要提示的一点就是次月的月初数应该与本月的盘点数相等,而不是与帐务结存数相等,否则就会将差异数带入到下月的帐务当中,盘点也自然失去了他应有的意义和效果。


  8.临时事件处理办法


  库房在盘点期间,如果碰到必须的物料收发,比如急需的供应商送货,成品的入库及客户送货,通行的做法是可以将收发的单据日期推后一天(到达下一个月份),并对入库的原料进行隔离处理(不参与盘点),对出库的成品在发货前盘点(需参与盘点),目的就是在这种紧急情况发生时,避免造成帐务的混乱和实物的不相符,保持帐务逻辑关系的顺畅。


  综上所述,仓储是物流的根本所在,一切物品的流转都需经过库房,而现在各企业都强调大物流的概念,这就使得盘点工作尤其重要。


  盘点工作对维护企业资产存货的完整准确,及时发现问题,分析原因,处理问题,改进工作方面有着相当重要的意义,并为会计信息汇总归集的准确性提供了相应的保障,对了解企业资产状况,物流状态提供了第一资料,为公司决策机构提供了有力的信息来源。


  


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