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用ERP系统管理出货的六种策略
时间 : 2019-06-13 14:18

  企业产品从企业仓库中流出去,这支作业可说可小。但是,若对于产品出货不进行有效的管理的话,会给企业管理带来不少的困扰。

  如客户要求一次性到货,但是,由于企业出货管理员的疏忽,订单只完成部分的情况下,就匆匆忙忙把货物发给客户企业了。从而,导致了客户的投诉。

  如企业规定,该笔货是预收款业务,企业的客户只有付清款项的情况下,才能够发货。但是,若不在系统里加以控制的话,仓库管理员很可能因一时的疏漏,就把货给客户了。当货给客户后,什么时候付款就掌握在企业的手里了。若该客户是预收款客户,则在出货时,要在系统里进行控制,让系统帮助用户来判断客户是否已经付款,没付款就不能出货。

  另外,在一些特殊的情况下,企业可能还允许在没有销售订单的原始单据的情况下,也允许出货。但是,在大多数情况下,为了企业资产的安全,企业还是要求所有的出货必须都有对应的销售订单。无论哪种情况,在ERP系统中都要能够通过配置进行灵活的控制。以很大程度的保障企业资产的安全。

  为了实现以上目标,ERP系统在出货时,提供了多种控制方式,介绍其出货的六种控制方式。

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  首先一种出货规则:有效。

  若在系统中,把出货单的出货规则设置为有效的话,则表示“不允许负库存出货”。也就是说,若库存只有50套,而若销售订单要出的话有100套的话,则根据销售订单生成出货单时,就会产生错误,提示“库存不足不能保存”。

  系统为何要进行如此控制呢?这主要是考虑企业实际管理的需要。我们一般在仓库管理上,是不允许负库存的出现。若出现负库存,要么说明企业库存帐有错误,要么就说明库存数量还达不到要出货的数量。无论从哪一种情况出发,都要企业再回去进行检查,做出相应的调整。所以,系统为了防止负库存的出现,在根据销售订单转换为出货单的时候,会进行库存是否足额的判断,若库存不够的话,就不会生成相关的出货单,会提示“库存不足”的错误。

  若我们把出货规则设置为有效的话,则其必须要有原始单据,也就是说,其出货单一定要根据销售订单转换过来,否则的话,其就没有参考的依据了。同时,若采用这个出货规则的话,还要注意一个问题,就是若要正确生成出货单,则必须要保证订单中所有的项目都有足够的库存。如一张销售订单中有两个产品,一个产品的订单量为100套,另一个产品为200套。若采取这个规则的话,则在生成出货单的时候,要保证这两个产品都有足够的库存数量,否则的话,就会出现错误提示,不能生成出货单。

  第二种出货规则:强制。

  有时候,可能企业库存中,确实有这么多的实物,但是由于库存帐方面的原因,导致系统帐上没有这么多的数量,此时,因为时间关系,企业来不及去查找错误了。客户想先把货物发出去,然后再寻找错误,并进行相应的帐务处理。

  遇到这种情况,企业就可以擦球第二种出货规则,强制。若在系统中,设置这一种出货规则的话,则系统不管有没有足够的库存,都会强制生成一张出货单。这里要注意的是,就是根据这种规则生成的出货单,其库存往往会出现负数。

  一般遇到库存是负数时,月底结算成本的时候,就会麻烦一点。因为若库存是负数的话,就会影响产品的库存金额,从而影响产品的发料成本,最终影响产品的实际生产成本。所以,我在实施项目的时候,一般会提醒用户,在月底进行成本结转作业的时候,较好在这支作业进行之前,先检查一下库存,若发现库存数量有异常,特别是存在负数的情况,要先进行调整。把库存数量调整以后,再进行成本结转的相关工作。

  第三种出货规则:完成行。

  若我们现在销售订单中有两个项目,一个产品是17寸显示器,其预计出货日期为4月20日;另一个是15寸液晶显示器,其交货日期是5月5日。此时,在根据销售订单生成出货单时,若按以上两种规则,“有效”或者“强制”的话,就不行了。因为以上两种方式,在生成的出货单中,包括销售订单中的所有行,即使销售订单的交货日期不同,也会在同一张出货单上显示。所以,这就不符合企业运作的要求。

  我们希望,能够按行来进行出货。当销售订单的某一行生产完成后,我们生成出货单的时候,已经完工的销售订单的行项目,就可以生成销售订单了;而没有完工的销售订单项目,不会影响出货单的正常生成。到以后销售订单其余项目完成时,再根据销售订单转换出货单时,就可以把剩余的行项目生成对应的出货单了。

  这里要注意一点,如上面的一个例子中,即使销售订单中两个行项目交货日期不同,但是,在我们企业交货的时候,如果在4月25日进行交货的时候,这两个项目已经都完成了,那我们根据这张销售订单生成出货单的时候,生成的出货单上,会带出这张订单的两个项目,而不是已经到期的一个项目。

  也就是说,若采取“完成行”的出货政策的时候,其考虑的是该销售订单行的库存数量,而不会考虑你具体行的交货日期。只要库存数量足够了,即使交货日期还没有到期,也会生成对应的出货单。反过来,若交货日期到了,库存里没有足够多的发货数量,其仍然不能生成出货项目。

  所以,若要根据销售订单行的交货日期来生成出货单的话,利用这个出货政策还是不可行的。

  第四种出货规则:完成订单。

  完成订单跟上面的完成行出货规则相对应。完成行是基于销售订单行项目的判断,而完成订单则是基于整张销售订单的判断。若我们采取“完成订单”的出货政策的话,则其在根据销售订单生成出货单的时候,不管该销售订单中有多少项目,都要求其所有的项目完工后,才能生成对应的出货单。

  一般情况下,这种出货规则不怎么使用。但是,有一种情况下,这种出货政策非常有用。如我们有一个产品发货给客户时,不仅是产品本身,有时候还要提供安装。而安装的话,可能需要一些安装辅料。为了保证安装辅料能够随同客户的产品一同发过去,则我们就必要在销售订单中,建立多个项目。然后最重要的是,在出货时,要保证主产品跟安装可能需要用到的辅料,一同发出去。而不是先发一个出去。

  同时,还有的客户,把安装员也当作企业的一个特殊产品来管理。如果企业要求安装员随同产品一起出去,也就是说,产品送到客户那边,安装员也要随同过去进行安装调试。针对这种情况,销售订单行中就有两个项目,一个是产品本身,另外一个就是安装员,无论是产品本身没有完成,还是安装员没有时间,则这张销售订单都无法生成出货单。这就保证了产品同服务一起到位。

  所以,这种出货政策,虽然不常用,但是在某些方面,还是有其独到的用处。

  第五种出货规则:收款后。

  “收款后”这种出货政策,顾名思义,就是这张销售订单的款项收到后,销售订单才能出货。有人可能会说,那通过预收订单单据就可以实现呀。其实,两者还是有差异的。

  若把销售订单的单据类型选择预收订单的话,其控制的级别在于销售订单,而不是出货单。也就是说,若销售订单单据类型为预收订单的话,则表示只有在款项收到以后,才能把订单下发出去;客户企业其他部门,如采购部门与生产部门,才能看到这张销售订单,才能为此安排采购计划与生产计划。

  而若把出货政策设置为“收款后”,这个销售订单是没关系的。也就是说,销售订单一完成后,客户不用付款,企业其他部门就可以看到这张销售订单,也可以为此安排相关的采购计划与生产计划。而只有在出货的时候,系统才去判断该张销售订单有没有付清款项。若付清了,允许生成出货单;但是,若钱没有付的话,则出货单就无法生成了。

  通过以上的描述,我们可以看到,这两者的差异主要在于控制的级别不同。前者是在销售订单上进行控制,后者则在出货的时候进行控制。

  不同的企业,可能会采取不同的预收款政策。企业可以根据自己的需求,灵活的进行选择。

  第六种出货规则:手工。

  不知道大家有否发现,以上五种出货政策都是直接跟销售订单挂钩的。在生成出货单的时候,会去判断相关的销售订单的情况。也就是说,前面五种处理方式,出货单必须具有前置单据销售订单,否则的话,无法运行。

  但是,企业有时候,可能出现没有销售订单而出货的情况。在这种情况下,难道不能出货了吗?其实不然。遇到这种情况,企业就要手工开出货单。为了满足客户这个需求,ERP系统在出货政策上,提供了一种“手工”的出货政策。若我们采用这种出货政策的话,系统就不会考虑销售订单的相关情况。

  不过,系统在设计的时候,这方面有一个考虑不全面的地方。就是当我们把出货政策选择“手工”的时候,其也不考虑库存是否有足够的数量。这方面,个人认为,可能是系统本身的一个漏洞,需要改善。

  以上我简单的介绍了ERP系统中对于出货的六种控制策略。可以说,这六种出货策略,基本上涵盖了企业在出货方面的需求。


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