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公司这样设计一套适合企业发展的物料命名规则
时间 : 2019-04-26 17:30

  ERP系统的物料基础数据相当于人的血液,遍及全身,维持各器官组织的相互联系,在人体生命活动中发挥重要的功能。为了唯一标识物料代码,企业制订了物料编码规则,使用编码器进行编码,经过多年应用,很多企业依然存在一物多码、一码多物、描述不规范、规则不灵活等困扰。在编码过程中,强调物料代码的唯一性,忽略物料命名的唯一性,将导致物料基础数据不规范、不完整、不准确,因此建立与物料编码规则相配套的物料命名规则至关重要。下面以多元化业务集团管理企业为例,介绍如何设计一套适合企业发展的物料命名规则。

  一、物料命名规则的设计

  物料命名是确定唯一标识物料的物料属性组合,并定义物料属性的描述方法。物料属性的组合必须是只有一个的,代表一种物料,也就是说,一种物料不能有多个物料属性组合,一个物料属性组合不能代表多种物料。

  1、设计原则

  多元化业务集团管理具有一定的相关性,随着多元化业务的发展,重新制订了物料编码规则,采用“类别(2位)+流水号(6位)”,同时建立了与物料编码规则相配套的物料命名规则,设计原则有:

  (1) 唯一性。从命名维度上确定物料关键属性组合,确保唯一,比如:物料名称、规格、图号三者作为一个组合,一个组合内容代表一种物料。

  (2) 相关性。基于物料编码规则的类别,细分物料命名的类别。采用大、中、小三类细分规格描述,建立物料编码规则与物料命名规则的关联关系,方便用户使用,增强用户体验。

  (3) 统一性。考虑一个组织(集团企业)内不同企业之间的数据交换,一个组织内只能使用一套物料命名规则。

  (4) 便捷性。用户能快速查找关注的物料属性组合,快速识别重码;编码管理员可以快速审核物料属性描述的规范性,可以快速调整物料命名规则。在物料编码申请过程,用户无需背熟物料命名规则,即选即用,所见所得。

  (5) 灵活性。物料命名规则可以根据物料类别情况灵活新增、变更分类或六大特性,不影响物料编码规则的完整性,不破坏固有物料编码规则。

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  2、物料命名规则的设计

  (1)集中归口管理

  设置一个PDM产品数据帐套,存放全部帐套的物料编码。各分公司、子公司、事业部各设置独立帐套,存放各自使用的物料编码,在自己帐套上提出物料编码申请。归口管理部门在PDM帐套上审核编码申请单,创建编码。如果PDM帐套中已存在的物料编码,申请人员可以直接将PDM的物料代码复制到自己的帐套,无需编码申请。

  (2)建立物料编码规则配置表

  制订物料编码规则,采用“类别(2位)+流水号(6位)” 方式,扁平化类别,根据企业实际业务发生的物料,进行归类。例如:金属加工件类的类别代码E0,紧固件类的类别代码M0。

  (3)建立物料命名规则配置表

  ①定义物料规格属性:物料“规格”属性是用于描述物料的关键特性值,比如:型号、材质、长宽高、厚度、长度、颜色等。

  ②定义物料命名的唯一性:定义物料名称、物料规格和图号三者一体构成物料唯一的属性组合,每个组合代表一种物料,一个物料代码。

  ③分类:按照物料关键特性值的相关性原则,在物料编码规则的类别基础上建立物料命名规则的细分类,通常划分为大、中、小三类,每个小类都有与众不同的物料关键特性值,即有不同的规格描述。采用大类(2位)、中类(1位)、小类(2位)对每个小类进行编码,保持大类的代码与物料编码规则的分类代码一致。每个物料的名称必须包含小类的名称。

  ④六大特性:

  每个小类的物料关键特性值的个数不一样,1个至5个不等,同时考虑每个小类中不同物料的特性值可能存在差异性,因此规格属性设定了“六大特性”描述方法,其中每个小类设有一个“其他”特性值,描述差异性的特性值。

  根据小分类规格描述的实际情况,按序按需为每个小分类设定特性值,共同且重要的特性值设置在前面,共同且次要的特性值紧跟在后面,最后的特性值设定为“其他”。“其他”特性值可以自由描述,不约束。规格各特性值之间使用“_”作为连接符合。每个小分类设定规格示例,为物料编码的申请人员和管理人员提供参考。

  每个物料的规格必须按对应小分类设定的特性值进行描述,不能颠倒顺序,除“其他”特性值外,每个特性值都必须填写。

  (4)物料编码申请流程及控制

  ①检查PDM是否有可用代码

  用户申请物料编码前,检查PDM帐套是否有可用的物料代码,如果有,点击“复制”将物料代码复制到自己的帐套上,可以直接使用,无需申请新代码。

  ②“六大特性值”

  用户根据自己选择的类别,系统自动显示对应的六大特性值栏位,无关的特性值不显示,供用户填写。

  ③检查是否重码

  用户填写了特性值后,点击“查询”,列举物料的规格栏位中包含填写特性值内容的物料数据清单,方便用户再次确认是否重码。

  ④名称是否合规

  用户填写物料名称后,执行下一步时,系统自动检查填写的物料名称是否包含了小类名称。

  ⑤申请单内容是否合规

  编码员按照物料编码规则和物料命名规则,审核用户物料编码申请单的内容是否规范,再次检查是否重码,确保资料的完整性、规范性、准确性。

  二、物料命名规则的变更

  1、物料命名规则的变更

  物料命名规则的编制需要花费很多人力和时间,难免出现细分类不恰当的情况,在规则执行期间需要调整。有的企业历史物料基础数据庞大、不规范,在短期内很难全部按规则进行整理,需要分阶段完成,在物料整理过程中,也存在物料命名规则需调整的情况。随着企业的业务发展,现行的物料命名规则不一定能满足新行业、新产品或新物料的分类要求,也需要随时调整。

  由于物料代码是按照“大类+流水号”创建的,调整物料命名规则中类和小类的规则不影响物料编码规则。

  物料命名规则变更时,要确保所有帐套的历史物料基础数据的描述按新规则同步变更,保持其属性的描述与物料命名规则一致。

  2、建立监管与绩效机制

  对申请人和编码员制订绩效考核指标,比如:重复编码率、不合规次数、审核时限、规则优化条数等,定期审查申请人和编码员的执行情况。

  总结:物料命名规则是物料编码规则的孪生兄弟,可谓为血液清道夫,清除不规范的数据,创建高品质的物料基础数据。

  在物料编码规则扁平化分类的基础上,定义了物料属性组合的唯一性,对物料命名规则进行细分类,设定物料规格的六大特性,建立物料命名规则的配置表;利用信息技术,融合规则、控制于一体,实现了物料命名规则即选即用、所见所得,增强了物料命名规则的便捷性和灵活性,解决了一物多码、一码多物、描述不规范问题,满足企业多元化业务发展需要。


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