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OA系统如何实现提高决策效能的目的
时间 : 2018-11-20 14:16

  OA系统,即办公自动化系统(Office Assistant简称OA),OA系统是一个集成了企业信息发布、公文与信息管理、公文处理、知识管理、内部通讯、协同办公等办公与管理应用功能一体的协同办公系统。OA系统解决方案则是一个动态的概念与过程,即实施OA系统的方法与流程,随着计算机技术、网络技术和信息通信技术的发展,OA系统解决方案也 在不断完善。OA系统是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式。OA系统没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于OA系统的领域。通过实现OA系统,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,比较后实现提高决策效能的目的。

  一、技术平台

  OA系统的英文全称是:Office Automation System ,意为办公自动化系统。

  随着OA应用内容的不断扩展,OA技术也在不断发展,从过去的BASIC+文件系统到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE、PHP+mysql、JAVA+mysql,基本形成了三大主流技术:

  1. .net+关系型数据库(RDB)技术

  基于.net+RDB的办公平台则以简单、灵活、易用的特点获得了广泛的市场。.net是微软的企业级应用开发平台,优势是组件众多,可以搭建个性化的应用。但是由于需要比较专业的开发技术,并且系统的开放性较差,对微软以外的平台兼容性不好,以及版权的原因,所以在绝大多数企业看来并不适用,只有少数外企愿意使用这个技术。[1]

  2. SUN的JAVA+RDB技术

  JAVA(J2EE标准)以其开放性、与平台无关性引领着技术发展方向,并迅速在各类应用系统中得到广泛应用与推广,在OA领域市场领域不断扩大。

  JAVA技术的优势是跨平台、安全稳定、开放性好,尤其是开放性这个特点,使得JAVA顺应时代发展需求,成为OA软件开发商的宠儿,截至2014年,市场上主流的OA软件中,90%以上采用JAVA技术。华天动力OA软件是业内第一个向用户提出需要关注开发技术的厂商,但这个观点起初并不为广大用户甚至个别厂商所认同。

  市场是客观的,它会根据实际需要做出正确的选择,随着用户意识到软件开放性、拓展性、兼容性的重要性,JAVA很快成为企业级管理软件开发的比较主要工具。原本一些采用其他技术的厂商,也纷纷加入到JAVA阵营,没有及时转型的,则逐渐被市场淘汰了。[1]

  3.IBM Lotus Domino技术

  Lotus自1989年推出,以电子邮件、协同、非结构文档处理、安全机制见长。然而随着OA应用的内涵不断丰富,Domino也暴露出一些明显的弱点,不妨将技术原理相同的.net/JAVA与Domino作一简单的比较(以OA应用为前提):

  .net/JAVA更类似3GL工具,应用功能的实现需要更多的开发或集成,应用的成熟需要不断的进行功能沉淀与积累;而Domino更像4GL工具,提供了业界领先的协同工具、企业级文档处理、文档级安全控制机制、大量的应用模板,使其更擅长办公应用支撑,但面对大量结构化业务信息处理时则显得明显不足。

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  IBM是OA软件的鼻祖,因此它的Domino技术也在十几年前被视为是OA软件的正统平台,其优势是安全性和稳定性极佳,底层架构很健壮。

  但它有两个致命的缺陷,一是开放性很差,很难和其他管理系统进行数据整合;二是技术太复杂,实施、维护、二次开发都需要专业的技术人员来做,导致相关的成本非常高。这两个缺陷导致Domino技术很难适应中国企业的需求。

  4.Suo-基于saas的j2ee服务

  OA将业务流程与审批流程真正的做到了根据需求而变化的流程自动化平台。擅长业务流程及审批流程,比较注重与第三方ERP的集成工作,实现目标是将企业的审批流与业务流全部打通,比较终形成报表体系,服务于决策。

  当前上海索昂软件SUOOA中国区系统已经实现了很"Duang"的免费版OA系统,面向所有企业。

  二、高端技术

  OA品牌

  OA系统的主流技术,从过去的Domino逐步向NET、Java迁移,主流的软件公司已经将JAVA作为根本技术路线,而原有Domino、.NET路线的产品,在高端用户需求面前,逐步成为明日黄花,此类公司也在悄然转型,沿着JAVA路线开辟新产品。

  平台化能力

  OA的通用功能相对成熟的情况下,随着客户管理应用的深入,更多的OA和ERP的边缘需求,开始旺盛出来,因此如何持续的满足客户的功能需求,成为拉长产品生命周期的重要因素。如何通过无码开发实现快捷的功能定制成为平台化产品的发展方向。

  系统集成

  对于信息化起步阶段的用户来讲,单系统应用就足够了,但对于已经有相当信息化基础的高端OA用户来讲,如何与ERP系统进行数据集成、信息集成、门户集成,如何与HR系统进行组织集成、用户集成,如何与即时消息进行消息集成,甚至如何进行数据拆分和重建等成为思考的因素之一。

  但集成是把双刃剑,缺少标准接口而完全定制开发的集成,又可能给升级、系统性能、项目周期等带来风险和隐患。因此考察OA系统时,重点研讨标准接口能力和产品化机制成为要点。基于数据持久层和SOA标准服务接口的集成方案,成为国内大部分用户和产品首选技术方案。

  移动应用

  随着手机操作系统和CPU的持续升级、随着wifi无线的普及和手机带宽的持续扩容,通过手机、平板电脑实现随时随地的办公,已经成为可能,尤其是高层管理者,通过移动应用实现对时间碎片的高效应用成为关注点。

  移动OA系统,不仅能够在手机上操作办公OA的功能,而且能够处理ERP、CRM等业务数据,成为国内比较具竞争力的办公、业务一体化移动OA软件。

  企业号OA系统应用

  企业号推出后,各大厂商将自己的OA系统与微信企业号对接,企业用户也多选择了此类的OA系统,微信企业号的优势在于:[4]

  1. 企业内部具备沟通的简易化。

  2. 流程审批实现了语音化,目前,OA系统就已经实现了流程审批的语音识别操作,这种技术不仅可以具备高效的真实性核对,E38.wang更加可以通过语音的方式明确批注的详细解释。让流程审核更具精准性。

  3. 移动集成化,以往的OA中,移动仅限OA系统本身,也可以和其它的ERP、CRM高度集成,实现在微信端的企业信息共享,这将改变OA系统单一存在的局面.

  流程互访

  OA系统在实际的应用中,尤其是中大型单位,用户比较需要的,就是将业务流程和审批流程打通。甚至是企业的审批流程可以调用业务流程。这将是一个中大型企业实现信息化的高级基础。

  BPM流程功能,不仅能够很好地实现公文、请示汇报等OA应用,而且能够实现供销合同、借款报销,甚至生产制造等流程处理,成为国内第一套流程型协同软件,也由此被赛迪、中国电子商务协同、新浪等机构和媒体广泛评价为产品竞争力第一。

  三、OA设计

  1. “可行性和适应性”

  所谓可行性,是指需求提炼时,应该吻合适合核心需要,满足主要功能,而不是超越当前技术水平放卫星!

  所谓适应性,是指产品的实施条件和应用条件,要吻合企业当前的环境,超越环境搞亩产万斤粮的大跃进是注定要失败的。

  核心需求的吻合度,是OA价值兑现的保障,用户在工作流程、公文管理等方面的核心需求的满足度是项目成功的基础。

  2. “前瞻性和实用性”

  OA系统的开发设计,即要考虑到比较大限度的增加系统的价值,比较大限度的吻合各应用者的需求,充分考虑系统今后功能扩展、应用扩展、集成扩展多层面的延伸,实施过程应始终贯彻面向应用,围绕应用,依靠应用部门,注重实效的方针。同时又要兼顾到成本控制、项目周期控制等因素,因此在功能的部署上也需要遵循实用主义。

  3. “先进性和成熟性”

  先进的管理理念、技术和方法,可以提升企业的竞争力,延长系统的生命周期,但同时,任何创新都意味着小白兔实验,风险较大,因此又要注意软件系统、硬件设备、开发工具、软件产品的是否成熟,在先进性和成熟性之间找到平衡点,成为价值比较大化的关键。

  4. “开放性和标准性”

  数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛,已经成为多年信息化建设后的后遗症,而解决这些孤岛的关键因素在于开放,解决这些孤岛的效率取决于标准化。

  如同我们的插座和插头的关系、如同我们的外设和usb口的关系,OA系统是否足够开放和标准化,成为架构设计时首要考虑的问题。

  在当前和未来,OA系统需要轻松与各种操作系统、中间件、数据库、业务系统及工具软件进行平滑对接,当前主流的厂商都在这方面做了充分的考量。

  5. “可靠性和稳定性”

  OA系统里流转了大量的管理数据,因此必须是可靠的,一般的人为和外部的异常事件不应该引起系统的崩溃;当系统出现问题后能在较短的时间内恢复,而且系统的数据是完整的,不会引起数据的不一致。

  我们曾对OA系统组织过压力测试,在负载均衡的情况下,3000人同时在线时,系统登陆(包括整个主界面加载)不大于8秒。数据浏览不大于8秒;数据查询不大于8秒;数据统计不大于15秒。

  我们还对OA产品,运行在IBM服务器上的稳定性做过测试,基本上可以做到以下几点:平均无故障运行时间:大于10000小时;可用率:系统总体平均可用率在99.99%以上;稳定性:主机系统能够保持7*24稳定的不间断运行6. “安全性和保密性”

  OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享,更要注意信息的保护和隔离,因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备,采取不同的措施,包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。

  其中,采取的措施包括但不限于以下

  平台安全:架构设计考虑安全性要求,平台软件达到安全设计标准。

  应用安全:权限控制、支持身份认证接口、防篡改、防暴力破解等措施完善,并且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各种安全措施进行方案组合。

  数据安全:支持文档安全软件整合技术,从而做到数据传输加密、远程安全访问、数据存储加密,并且可以VPN等各种安全方式进行绑定,支持入侵检测与防御系统、防火墙的应用。

  容灾备份:支持各种容灾的软硬件设备的使用等。

  管理安全:提供完善的日志功能,能够记录系统使用人员的关键操作,保证系统应用的安全密码策略:初始密码强制更改、启用图形验证码、支持USBkey接口、密码过期控制、密码错误次数控制、密码强度设置等,从而防止暴力破解和恶意攻击。

  系统网卡MAC和IP的绑定;支持CA认证、数字签名加密技术;支持电子钥匙(Ukey)技术和指纹Ukey技术;支持安全套接(SSL)技术;软件系统严密、灵活的访问安全控制,功能授权与数据范围授权结合;系统有整体的用户/权限管理体系,可统一进行用户/权限的管理,实现到字段级的查询、修改、管理权限控制;系统提供用户认证、数据传输、数据存储、数字签名等安全手段接口,可在各个环节提供对第三方安全认证系统的支持。

  四、失败原因

  OA行业,有句名言,成也萧何,败也萧何,多少CIO折戟OA系统的建设!

  这句话的意思是,因为OA系统是全员信息化的第一台阶,所以如果失败了,上到老板,下到普通员工,都会知道此事是谁牵头做的!因此,对CIO或者信息主管的职业前程影响很大。

  笔者在OA行业潜心研究过十余年,十余年来,笔者见证了OA行业的起落沉浮、技术的变迁、品牌的更迭,同时也耳闻目睹、道听途说了很多客户成为OA建设的失败案例。总体而言,选择有竞争力的产品,是减少选型风险的重要因素。

  吃人嘴软、拿人手短

  与很多楼脆脆、桥塌塌之类的烂尾工程一样,如果决策者或者有影响力的个人,在项目中掺杂了太多的个人利益,其结果会是不但选错了产品和供应商,而且实施过程中吃人嘴软、拿人手短,无法以单位利益比较大化为目标,争取资源、控制风险,比较终会导致OA系统项目的失败!

  指鹿为马、选马成驴

  部分客户因为缺少信息化的经验,无法清晰的区分OA、PM、KM、ERP等不同管理软件的定位,因此在选型过程中,经常会出现让OA公司开发业务系统、让业务软件厂商开发OA模块、甚至是拿个即时通讯工具当成OA的全部的现象,这种定位上的错误,导致的结果是原本计划是买匹宝马,比较终却牵回了一头驴子!

  崇洋媚外、盲从品牌

  选错OA供应商,往往是失败的头等杀手,如同婚姻一样,女怕嫁错郎、男怕选错行。在选择嫁入豪门之前,先想清楚自己到底需要什么?按照经济学理论,越是价格昂贵、技术复杂的商品,在决策中,品牌的参考价值越少!正确的婚姻观是,选择爱你的人,而不是你爱的人。

  请记住:登记只是婚姻的开始,嫁入豪门的话,除了你付出对等的银子外,请你确认在后续服务中可以忍受得住寂寞!

  路线错了、南辕北辙

  OA技术路线的正确选择,对实施成功和系统的生命周期,起决定性作用。

  历经二十年的变迁,OA技术路线,从Domino、Php、.Net一路走,当今JAVA语言、J2EE已经成为高端产品的首选路线,原因是JAVA具有很好的开放性、兼容性、跨平台性、扩展性等。很多公司都以JAVA作为主要武器,攻城略地开发产品。

  很多选错路线的OA公司,近几年纷纷开始启动JAVA产品线,也验证了这一点。

  自身混乱、上了白上

  在实际的应用案例中,很多企业自身的流程规划并不清楚,但管理者非常希望上OA,或者说某个职能人员非常想上,于是便上了。实际实施才发现,原来企业自己都不知道应该怎么做。比较后还是不了了之。

  五、OA选型

  结合十几年来服务成千上万的客户的经验,提出了在OA选型时需要关注的五点:

  关注本质

  选型小组的负责人要深刻认识到OA软件是全员信息化,其本质是全员工作模式和企业管理模式的一次变革,在选型过程中,可能涉及到较多的部门,在未来的应用推广过程中,一定是一把手工程,因此要基于全员去安排需求调研、产品选型、应用推广和集成整合等工作安排和工作节奏。

  OA的本质是流程与知识、门户管理,其中流程是其核心本质。而OA项目的成败本质与其他管理软件一样,都在于产品,再好的品牌和顾问,如果产品缺乏竞争力,实施的效果也大打折扣。

  核心价值

  OA软件的应用范畴涉及到所有知识性员工,是全员信息化的第一台阶。既然是全员应用,提高全员的工作效率而不是某个部门、某个领导、某个人的效率,成为OA软件的核心价值定位,如果以通用性和经常性两个纬度对OA软件的功能进行筛选的话,OA软件的核心应用是:流程审批、协同工作、公文管理(国企和政府机关)、沟通工具、文档管理、信息中心、电子论坛、计划管理、项目管理、任务管理、会议管理、关联人员、系统集成、门户定制、通讯录、工作便签、问卷调查、常用工具(计算机、万年历等)。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有功能模块评估的话,基本上遵循80:20定律,其中的工作流程模块、协同工作模块、项目管理模块为企业带来的了80%的价值,而其余的模块带来20%的价值。

  因此抓大放小,重点考察工作流程、协同工作、项目管理的技术水准,成为产品选型的不二选择。

  厂商态度

  OA软件是涉及到全员使用的管理软件,因此采购OA软件与采购财务软件、硬件设备不同,不是简单的、一次性的买卖交易,而是持续一年甚至多年的管理变革、咨询和人工服务,在这个过程中,需要持续不断的与厂商互动,来解决实施、应用、推广过程中遇到的各种需求变更、BUG处理、功能调整、软件集成等等问题。

  在持续出现的、纷繁复杂的问题面前,客户如果面对的只是一个普通销售人员或者普通实施人员,是无法调动整个组织进行资源协调和支持的,因此选择产品的同时,也要重点考察OA厂商的态度,判断他们是否重视你,选择一个爱你的人,远比选择一个你爱的人重要。

  而管理软件领域内,众所周知的潜规则是:领导只参与和出席公司认为重要的项目选型,领导的级别越好,说明对你越重视,也意味着过程中遇到问题后,资源协调到位的可能性越大。

  成本控制

  很多客户的CIO或者信息化负责人,在评估OA软件的成本是,只是简单的考虑到公司在OA软件项目上的预算和供应商的报价,而忽视了OA软件部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等,因此往往陷入“捡了芝麻、丢了西瓜”的尴尬境地。

  当然管理软件的选型与硬件设备的选型不同,硬件设备的选型成本占有比较重要要素,而管理软件的选型,软件应用后的价值占有比较重要要素。

  关于OA软件选型过程中的采购成本,行业内的潜规则是:去掉比较便宜的,去掉比较贵的,选择综合成本受控的厂商。选择产品竞争力强的产品,是比较有效的成本控制措施,盲目追求低成本而选择低价产品,和盲目追求高价格以寻求心理保障,都是不可取的。

  售后服务

  OA办公系统的服务是软件深入、持久和稳定使用的保障。首先,软件服务的效率和质量直接影响软件正常稳定的运行和用户的满意度。其次,OA办公系统服务的成本太高,用户比较终也难以承受。OA办公系统的服务是一个系统的工程,做好了不仅能有力保障产品的成功应用,还能降低用户的使用成本。

  而且,OA办公系统服务是OA厂商的软件产品、团队的技术实力和项目经验、项目的管理水平等多方面的综合因素的体现。

  大型企业如何选型

  1、做好项目规划和管理,严格控制项目目标、项目实施、项目成本、验收标准、后续服务等内容。

  2、应该选择专业化的OA办公系统厂商,尽量避免其他软件开发商或系统集成商。因为OA办公系统不是这些公司的主业,他们通常采用项目定制的方式来实施,会导致实施周期长、成本高,稳定性和适用性差,后期的服务和二次开发都非常不便,后续费用也很高。

  3、系统应该非常成熟、健壮、稳定,能够满足大规模用户同时在线使用,并且访问速度快。系统的实施应该简单,对于标准化的功能,可以快速实施,并简单培训后就可以使用,以降低实施周期和成本。

  4、系统应该具有门户的特点,满足企业的多层级使用,同时具有严密的权限设置和安全防护措施,让不同级别的用户可以安全使用。系统应该具有很强的流程管理功能,满足企业流程规范和流程优化的需求。

  5、系统需要具有平台化的特点,采用多层架构,具有很强的开放性和灵活性。因为大型企业通常掌握一定的软件开发技术,因此OA办公系统比较好是能够提供一个开放性的平台,让IT人员利用这个平台搭建个性化的应用系统,并实现和其他系统的数据整合。类似于华天动力的自定开发平台就具有这个特点。

  比较后需注意,大型企业在选购OA办公系统时往往有着更大的空间,但其实也有着更大的风险,对OA办公系统这种看起来简单,实际却并不简单的管理系统来说,还需要选型者认真、理性的对待,这才是项目成功的第一步。[5]

  六、实施指南

  高效的项目实施团队

  高效的项目实施团队是OA项目实现成功推广的重要保障。

  OA系统实施成功三要素

  项目经理不仅要有过硬的软件技术,在项目咨询、项目管理上也要精通,业务上能够深刻领会客户的实际需求,在监管项目质量、项目进度、带领团队上游刃有余,并且能有效结合产品和管理方式,项目团队只有指引客户把现有功能熟练运用,帮助客户实现价值比较大化,才是真正实现管理落地。项目经理的重要任务就是使比较普通的用户也能得到满足需求的、美观易用的、灵活的功能应用,实现系统应用效果的比较大化。

  完善的实施工具

  协同OA系统的实施不是三天五天就能解决的问题,在OA系统实施上工作内容繁杂、涉及到众多跨系统的业务系统集成、员工的IT素质参差不齐,要想全面提高项目的实施率,必须借助先进的工具。

  在协同OA系统的实施过程中,首先会采用项目管理软件,对OA系统的整个项目进行阶段划分、人员分工、任务分解、文档共享、过程协作和资源调度,并且通过OA系统双系统运作的方式,为客户提供更快的融入和学习支撑,还提供专家对项目中的问题进行专家诊断和问题排除,提供各种专业的电子工具,对过程进行质量控制,顺利提升提高实施的效率。

  标准化实施方法论

  标准化实施管理方案是以项目管理理论作支撑,对项目过程进行标准化质量控制。严格参照成熟的项目管理体系,对项目进程进行全过程管控,将项目划分成7个关键阶段,每个阶段拆分成5-8条核心任务,每项目任务责任到人、设定完成和交付标准,并且通过过程文档交付和检查,对项目进行多维度质量管控,保证比较终上线的可靠性、可用性、可交付性,大大提高用户的满意度。

  七、设计原则

  随着信息化建设受到越来越多企业的重视,OA办公系统的应用也日渐普及起来。同时,用户对OA办公系统的要求也在不断提升。如何让OA办公系统满足广大用户的需求,这是一个需要所有厂商共同思考的问题。OA办公系统的设计原则由此也愈受关注。国内OA办公系统厂商也在多年成功实践中总结出来了OA办公系统的九大设计原则:

  1.整体性

  系统整体设计能有效的实现后台一体化管理,前端满足用户个性化需求,系统标准化程度高。

  2.先进性

  软件采用的技术,将在相当长的时间内保证技术的发展能力,应具有良好便捷的升级能力,选用的硬件设备及操作系统、数据库产品、应用软件均具有先进性及成熟的技术与产品。

  3.规范性

  遵循统一的国家规范公文格式和交换接口标准。

  4.高效性

  系统提供对各类事务处理的高效性。使对大容量数据的查询和更新等操作也在较短的时间内迅速完成。对于大数据量的处理,也能高效地完成。

  5.安全可靠性

  采用比较成熟和应用比较广泛的技术平台,支持身份认证技术、安全加密技术;数据在传输过程和数据库中采用高加密技术,保证数据的安全性。分不同的角色控制信息数据,采用横向和纵向结合的矩阵权限控制模式,保证企业的各种信息安全。

  6.扩展性

  由于计算机和网络等领域技术发展十分迅速,应用环境,系统硬件及系统软件都会不可避免将被更新,系统的可扩充性及版本的兼容性,直接影响着应用系统和用户需求的发展和功能的提升。因此,OA系统十分重视扩展性,能很容易地适应调整,扩充和删减;另一方面,它还具有与其它系统的接口能力,利用各系统功能之长,进行优势互补。

  7.适应性和灵活性

  在日常工作中,不可避免地需要进行机构及人员的调整,OA系统能提供充分的变更与扩展能力,适用机构及人员的调整。OA系统还具有图形化工作流定义工具,系统管理员可在浏览器环境下任意调整或定义工作流程。系统具有灵活的信息发布系统,用户可根据需要定制发布需要的新闻、通知。

  8.易用性

  系统的设计尤其重视用户界面的友好性。简洁大方、功能齐备、美观实用、提示准确。

  9.健壮性

  OA办公系统的开发设计应该支持应用和数据库等多重负载均衡能力,支持附件服务器和数据库服务器分离技术,从而支持数万用户同时在线和同时操作的能力,不会因为用户数的增长或者信息量的增长,而导致系统响应能力下降。

  如何分辨OA办公系统的优劣?设计原则是一个重要的评判标准。优秀的设计原则能让OA办公系统脱颖而出,实现系统整体的高性能、高可用、可扩展,发挥出更强的协同办公能力。而OA办公系统设计的九大原则,基本上包括了OA办公系统的性能指标,给项目开发和用户选型提供了有益的借鉴,对于中国OA办公系统的整体水平也能起到提升作用。

 

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