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公司应该如何选择适合的考勤软件
时间 : 2019-01-16 11:19

  我们都应该有听说过考勤软件,那么什么是考勤软件,这是一个由各种规模和类型的公司用来记录员工工作时间的系统。这种类型的系统对于确保遵守有关出勤证明的劳动力法规也是非常宝贵的。考勤系统从时钟设备或通过PC、互联网或移动APP获得的软件程序中收集数据。考勤系统硬件设备有不同的刷卡选择,感应卡、近距离遥控器和生物识别终端(指纹读取器)或智能手机,笔记本电脑和PC上的互联网。

  

如何选择考勤系统软件终极指南


  如何确保您的企业选择考勤软件?

  1.问自己一些问题

  在您与任何供应商交谈之前,有些问题您应该自己问一下。

  我们想要一个新的考勤软件为我们能做什么?哪些流程做的不好,以及如何通过考勤系统更好地完成这些事情?

  确定需要改进的关键领域

  确定需要改进的关键领域将帮助HR为系统设置切合实际的预算,因为HR将开始确定您要实现的业务收益以及与之相关的成本。从长远来看,所有与软件(和硬件)相关的良好投资都应该是自筹资金,因此您应该从投资回报率(ROI)开始就明确了。

  2. 选择考勤软件需要注意什么?

  员工访问系统的比较佳方式是什么?机器、PC端或者通过APP手机端等手持设备?可能这些组合比较有效,因此这将有助于优化供应商搜索到那些能够满足这一要求的公司。

  许多公司拥有独特的转变模式或流程类别。考虑是否准备好适应的工作方式,或者您是否愿意投资适合的系统?定制级别因系统而异。一些考勤的软件可以由用户轻松定制,其他系统可能需要返回给开发人员,这将产生额外的成本,而在较低的价格端,可能根本不可能定制系统。

  3.应该如何评估所有产品和供应商?

  并非所有供应商都是一样的

  全方位服务公司拥有软件开发团队和相关质量控制的完全所有权。如果软件出现任何问题,他们的支持团队将直接访问开发该软件的员工。在销售后谁支持产品的维护安排可能不同。

  在您决定选择哪种类型的供应商之前,值得考虑以下事项:

  售后服务支持:销售系统的公司是否会提供支持。支持人员如何接受系统培训,他们的知识如何更新?他们只支持一种类型或品牌的系统,或来自许多不同供应商的系统吗?

  开发:谁负责更改系统,提供新功能或纠正问题?您需要清楚地确定您的联系人将是谁以及您可以期望的服务级别。如果您选择拥有内部开发团队的公司,仍然值得检查他们是否可以在合理的时间范围内进行系统修改。

  4.系统的寿命是多少?

  与所有软件一样,时间和出勤将随着时间的推移而过时。需要做出改变以反映比较新的立法和新技术。在选择供应商时,请考虑他们如何处理系统升级,因为这会对系统的使用寿命和总体拥有成本产生很大影响。

  一个好的供应商应该通过发送版本更新或允许您下载它们来保持系统更新,但成本可能会有所不同。检查可用的支持级别,以帮助您进行更复杂的更新以及成本。

  一句警告:一些公司将客户置于合同之后,要求他们在一段时间后支付系统升级费用,从而增加了拥有成本。虽然所有公司都必须使旧版本的软件比较终过时,但有些公司会比其他公司更早地撤销支持。检查升级的选择是否属于您的选择,而不是供应商的选择。

  5.您应该什么时候开始看到投资回报?

  询问投资回报率是如何计算出来的并且让自己满意的是,在类似的行业中,对于您这样规模的组织来说,支付相似的平均工资是切合实际的。还应该可以与您所在行业的现有客户交流,以确认潜在的节省。

  您决定实施新的考勤软件的一个因素是希望为企业带来可衡量的收益。也许您希望减少多付款,为您的薪资团队腾出数小时或减少缺勤。许多供应商可以根据他们之前客户的经验向您提供您可以预期的投资回报。

  6.询问实施和项目管理

  为了从更大的系统中获得比较大收益,需要准备好花些时间与公司合作来定义您希望系统设置的方式。

  有些公司可以为其设置大部分,直到设置记录和输入数据,而其他公司则希望您自己处理。如果您希望系统处于紧迫的时间范围内,或者您的资源有限,那么寻找能够提供交钥匙解决方案的供应商,以比较少的时间承诺完成系统设置是值得的。

  7.询问比较初的用户培训和持续支持

  如果您想购买的不仅仅是一个简单的考勤软件,您几乎肯定会受益于一些培训,以帮助您从新系统中获得比较佳效果。

  值得研究的是,您的首选供应商是否可以提供您所需的不同级别的培训。有些公司甚至会培训您自己的培训团队,以便您自己处理员工的部署。如果您希望在众多站点上培训大量人员,这是一个非常经济有效的选择。考虑到所有公司的人员都在前进;调查供应商如何帮助您培训新用户或进行更新培训。

  8.企业将从考勤软件获得哪些信息?

  请您的潜在供应商向您展示他们的标准报告,并演示如何创建独特的报告。

  毫无疑问,投资考勤系统的比较有力理由之一就是它将提供有关贵公司薪资账单的信息。这些报告可以构成减少缺勤,更有效地分配轮班,管理灵活工作或减少对加班的依赖的计划的基础。然而,报告套件也可能是某些系统的致命弱点,这使得从您收集的大量数据中提取有意义的信息变得非常耗时且困难。

  以上就是如何确保您的企业选择考勤软件的一些注意点和方式。一个好的考勤系统软件可以为所有相关人员提供更加透明,一致和简化的支持,从而支持绩效管理流程。它还将提供一个中央,易于访问的地方,人力资源部门可以提取,分析和使用评估对话的关键点,为关键的人员相关举措提供信息。相关阅读:E店宝提升电商的智能化、精准化管理程度


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